Cinco errores que cometemos en las juntas a distancia

Aceptémoslo: hay miles (no, miles no, MILLONES) de juntas que se pudieron solucionar con un correo electrónico bien escrito, sin embargo, en medio del boom de #Zoom, #Meet, entre otras plataformas de videollamada por la pandemia del #coronavirus las empresas deben entender que la brevedad, mensajes claros en los que se planteen objetivos o asignaciones por cumplir y el respeto por los tiempos son factores claves para una buena sesión.

Hombre, bueno, también lo ideal es que tu jefe aprenda a usar bien la APP y no ofrezca toda la junta con un filtro que le hacer ver como papa. Ahhh, y que te vistas, no puedes andar todo el día en pijamas (bueno, aunque técnicamente sí hay un día nacional de pijamas en oficina)

NO TODOS ESTÁN INVITADOS A LA FIESTA

Hay juntas que ya no se sabe sin son de planeación u orgías. Perdón. Se tenía que escribir y se escribió. Es lógica (sobre todo en un momento de crisis donde la información debe fluir al doble) la necesidad de que todo el mundo esté enterado. Sin embargo, lo más adecuado es que selecciones a personas de distintos departamentos y cargos como voceros de su área o su sección. No, no sólo a los jefes. Ellos tienen sus propias obligaciones.

Si te tocar organizar una reunión piensa sólo en los esenciales, es decir aquellos que tendrán una asignación inmediata tras la reunión. A la par, puedes incluir a una persona más que le apoye para compartir el plan de acción. O bien, tras la reunión prepara una minuta con la información más destacada y distribúyela por medios digitales.

ERROR: NO CONOCER EL OBJETIVO

Psyma, empresa concentrada en el desarrollo de servicios de investigación de mercado a nivel global, señala que para que la información necesaria se obtenga y los objetivos se logren, el moredador de la reunión deberá tener claro qué quieren obtener y qué se hará con cada uno de los resultados. Y así debe informarlo.

"La tarea del moderador será la de asegurarse que los objetivos sean cubiertos en la guía de discusión y convertirá la información en recomendaciones accionables", comparten en una reciente publicación sobre sesiones de grupo en la investigación de mercados.

Los moderadores deben preparar una lista con los objetivos que esperan de cada uno de sus colaboradores tras la reunión.

RESPETA LOS TIEMPOS

Antes de planear una junta o videollamada, es necesario que tomes en cuenta que las personas están trabajando en otros proyectos (o en las asignaciones que les diste un día antes), por ende deberás considerar su agenda del día.

¿Quieres que los objetivos se logren? ¡Deja trabajar a las personas!

La recomendación es que la junta sea al inicio de la jornada o bien al cierre de la misma. Pero, si lo harás antes de que se acabe el día, asegúrate que le des el tiempo suficiente a las personas para hacer otras actividades como o temas de su agenda antes de ir a descansar, leer un libro de pandemias o cocinar al estilo #Disneyland.

Error: si el día se acaba a las 6 y tú planeas la junta a las 5:30 porque "será breve" no das espacio a tu equipo de trabajo para que haga cosas tan sencillas como revisar sus últimos correos, hacer las llamadas correspondientes y demás. O bien, tendrán que hacer las cosas que les pediste fuera de su horario laboral.

El consejo es, si la junta durará media hora, prográmala a las 4:45 ó 5:00 y asegúrate que dure los 30 minutos reglamentarios.

Si eres de los que cree que alguien "no trae puesta la camiseta" porque no quiere hacer algo fuera de su horario laboral, debo decirte que eres tú el que debe ponerse la camiseta de ser humano.

¿SI SABES QUE NO ES LA ÚNICA JUNTA POSIBLE?

¡Ni Chabelo duró tanto al aire como tu junta de la mañana!Por favor, POR FA-VOR, juntas breves. No hay un lapso determinado, pero una sesión de media hora es suficiente. Una hora es un tiempo amplio, todavía tolerable.

Sin embargo, más allá de 60 minutos es una tortura. Después de 20 minutos e interacción nula nadie te prestará atención.

La sugerencia es juntas breves aunque tengas que repetir. Ojo, esto no quiere decir que debas programas tres al día o 20 a la semana. Recuerda: fija objetivos de trabajo a cumplir y que ésos sean los puntos del día.

ESCUCHA, DE VERDAD, ESCUCHA

"En ocasiones hay empresas que solicitan hacer Sesiones de grupo únicamente para justificar la decisión que ya tomaron. Las Sesiones deben servir para repensar la forma en que se están haciendo las cosas y descubrir temas valiosos", agrega Psyma.

No es un debate. Las juntas no son para pelear, sin embargo es importante que se dedique un momento breve a una sesión de preguntas y respuestas, pero hasta el término del tema (toma nota: al finalizar cada tema, no hasta el final de la reunión). Se le puede sugerir a los participantes que enlisten sus preguntas. Esto permite que no se corte el discurso de quien tiene la palabra y se desvíen del objetivo de la junta.